Reselling in Excel: wann reicht die Tabelle nicht mehr?

Inhaltsverzeichnis

• Warum starten fast alle Reseller mit Excel?
• Wann reicht Excel?
• Welche Spalten braucht eine Reselling-Tabelle?
• Wann wird die Tabelle zum Problem?
• Ein Rechenbeispiel: was in Excel gern untergeht
• Excel und Resaldo im Vergleich
• Was macht Resaldo anders?
• Wann lohnt sich der Umstieg? Eine Einordnung
• FAQ

Warum starten fast alle Reseller mit Excel?

Weil es naheliegt. Excel ist meist schon vorhanden, kostet dann nichts extra und startet ohne Einrichtung.

Du legst Spalten an, trägst Einkauf und Verkauf ein und siehst deine Zahlen. Kein Konto, kein Abo, volle Kontrolle über jede Zelle. Das gilt genauso für andere Tabellenkalkulationen.

Für die ersten Artikel ist das eine vernünftige Lösung, kein Notbehelf. Eine gepflegte Tabelle schlägt jede App, die nicht gepflegt wird. Die Frage ist nicht, ob Excel taugt. Die Frage ist, bis zu welchem Punkt.

Wann reicht Excel?

Excel reicht in der Regel, solange dein Reselling überschaubar bleibt. Typische Merkmale:

• Du führst wenige Artikel gleichzeitig, grob bis 20.
• Du verkaufst auf einer Plattform. Ein paar eBay-Verkäufe pro Woche in Excel zu erfassen ist machbar.
• Du nutzt die Kleinunternehmerregelung. Kleinunternehmerregelung heißt: du weist keine Umsatzsteuer aus und berechnest keine (§ 19 UStG). Damit entfällt der fehleranfälligste Teil der Tabelle.
• Du pflegst die Tabelle diszipliniert, nach jedem Einkauf und jedem Verkauf.

Auch dann bleibt eine Grenze: Die Tabelle ersetzt keine Belege. Jeder Einkauf braucht einen Nachweis, unabhängig davon, wie gut die Tabelle geführt ist.

Welche Spalten braucht eine Reselling-Tabelle?

Das Minimum für einen Reseller von Gebrauchtware sind diese Spalten:

• Artikel (Bezeichnung, gern mit eigener Nummer)
• Einkaufspreis und Einkaufsdatum
• Quelle des Einkaufs und Beleg-Referenz
• Verkaufspreis und Verkaufsdatum
• Plattform
• Plattformgebühren
• Versandkosten
• Steuerbehandlung (zum Beispiel Differenzbesteuerung oder Kleinunternehmerregelung)
• berechneter Gewinn pro Artikel

Fertige Excel-Vorlagen für Reselling kursieren in Foren und Video-Beschreibungen. Wichtiger als die Vorlage ist, dass die Spalten vollständig sind.

Wer die Differenzbesteuerung anwendet, braucht zusätzlich die Differenz pro Artikel und die daraus berechnete Umsatzsteuer. Genau an diesen beiden Spalten scheitern die meisten Tabellen: Sie fehlen, oder die Formel dahinter ist falsch.

Wann wird die Tabelle zum Problem?

Der Kipppunkt kommt selten mit einem Knall. Er kommt schleichend, mit mehr Artikeln, einer zweiten Plattform oder dem Wechsel zur Differenzbesteuerung.

Ein Einsteiger auf sellerforum.de nennt seine Buchhaltung "nur ne private Excel Tabelle" und den gesamten Aufwand erdrückend (sellerforum.de, Thread 64413, Beitrag vom 12.09.2024). Das ist eine einzelne Stimme, keine Statistik. Die Fehlerquellen dahinter sind aber immer dieselben.

Vergessene Gebühren und Nebenkosten

Die häufigste Verzerrung: Gewinn wird als Verkaufspreis minus Einkaufspreis gerechnet. Plattformgebühren, Versand und Verpackung fehlen in der Tabelle oder stehen in einer Spalte, die keine Formel auswertet. Das Ergebnis sieht besser aus, als es ist, und zwar bei jedem einzelnen Artikel.

Umsatzsteuer nach § 25a UStG in Excel-Formeln

Differenzbesteuerung heißt: Du zahlst Umsatzsteuer nicht auf den ganzen Verkaufspreis, sondern nur auf die Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis (§ 25a UStG). Wie die Regelung im Detail funktioniert, erklärt der Ratgeber zur Differenzbesteuerung.

In Excel lässt sich die Formel bauen: Umsatzsteuer = Differenz × 19/119. Fehleranfällig wird es an vier Stellen.

Erstens bei der Methode: Einzeldifferenz und Gesamtdifferenz folgen unterschiedlicher Logik. Bei der Einzeldifferenz rechnest du pro Artikel, bei der Gesamtdifferenz mit der Summe eines Zeitraums (§ 25a Abs. 4 UStG). Die Gesamtdifferenz ist zudem nur für Artikel mit einem Einkaufspreis bis 750 € zulässig (Grenze seit dem 01.01.2025).

Zweitens bei Mischfällen: Verkaufst du daneben regelbesteuerte Ware (regelbesteuert heißt: Umsatzsteuer auf den vollen Verkaufspreis), brauchen beide Gruppen getrennte Rechenwege. Drittens bei Korrekturen: Bei Retouren musst du die berechnete Steuer korrigieren.

Viertens bei Verlustverkäufen: Bei negativer Differenz ist die Steuer 0. Ein Ausgleich mit anderen Artikeln ist bei der Einzeldifferenz nicht erlaubt.

Ein Formelfehler bleibt dabei unsichtbar. Die Zahl wandert aus der Tabelle direkt in die Umsatzsteuer-Voranmeldung, also die Meldung deiner Umsatzsteuer an das Finanzamt. Falsch gerechnet heißt falsch gemeldet.

Belege hängen nicht an der Tabelle

Eine Zeile in Excel ist kein Nachweis. Kaufst du bei einer Privatperson ein, etwa auf dem Flohmarkt oder über Kleinanzeigen, bekommst du oft gar keinen Beleg. Dann brauchst du einen Eigenbeleg: einen Beleg, den du selbst ausstellst und der den Einkauf dokumentiert. Wie du ihn korrekt erstellst, zeigt ein eigener Ratgeber.

In Excel bleibt die Zuordnung Handarbeit. Belege liegen in Ordnern, die Tabelle weiß nichts davon, und bei einer Rückfrage beginnt die Suche.

Mehrere Plattformen, mehrere Tabellen

Wer auf eBay und Kleinanzeigen verkauft, führt oft zwei Tabellen, manchmal drei. Jede Plattform rechnet Gebühren anders, jede Tabelle hat ihre eigene Logik. Die Monatszahl entsteht per Kopieren und Einfügen in einer vierten Datei. Jede Übertragung ist eine Fehlerquelle.

Eine Multichannel-Software wie Billbee löst davon nur die Abwicklungsseite. Die Steuer- und Gewinnrechnung für Gebrauchtware deckt sie nach unserer Kenntnis nicht ab (Stand: 11.07.2026). Die Einordnung dazu liefert der Vergleich zur Billbee Alternative.

Keine schnelle Antwort auf einfache Fragen

"Wie viel habe ich diesen Monat verdient?" ist in einer gewachsenen Tabelle keine schnelle Frage mehr. Die Antwort hängt an Filtern, verschachtelten Formeln und daran, ob wirklich jede Zeile gepflegt ist. Viele Reseller beantworten sie deshalb gar nicht mehr, sondern schätzen. Genau dann entscheidet das Bauchgefühl über Einkäufe, nicht die Zahl.

Ein Rechenbeispiel: was in Excel gern untergeht

Die vollständige Gewinnrechnung Schritt für Schritt, mit allen typischen Kostenpunkten, zeigt ein eigener Ratgeber.

Excel und Resaldo im Vergleich

Die Tabelle vergleicht die Punkte, an denen Excel bei wachsendem Reselling Arbeit und Risiko erzeugt. Excel kann vieles davon grundsätzlich abbilden; der Unterschied liegt darin, wer rechnet und wer die Verantwortung für die Formeln trägt.

Stand der Tabelle: 11.07.2026. Angaben zu Resaldo: Produktstand 11.07.2026. Angaben zu Excel: allgemeine Eigenschaften einer Tabellenkalkulation, kein Produktvergleich mit einer bestimmten Version.

Was macht Resaldo anders?

Resaldo ist der Schritt nach der Tabelle: dieselben Daten, aber mit fester Struktur und eingebauter Rechenlogik. Du erfasst Einkaufspreis und Verkaufspreis, Resaldo berechnet Differenz, Umsatzsteuer und Gewinn pro Artikel.

Beide Methoden des § 25a UStG sind abgedeckt: Du wählst Einzeldifferenz oder Gesamtdifferenz in deinem Profil. Artikel mit einem Einkaufspreis über 750 € sortiert Resaldo automatisch in die Einzeldifferenz. Nach unserer Kenntnis berechnet bislang kein anderes Cloud-Tool die Gesamtdifferenz automatisch.

Die typischen Excel-Lücken schließt Resaldo mit: Plattformgebühren und Versandkosten gehören zur Gewinnrechnung, statt in einer vergessenen Spalte zu stehen. Kaufst du bei einer Privatperson ein, erstellt Resaldo den Eigenbeleg automatisch, direkt beim Erfassen des Artikels. Deine eBay-Verkäufe importierst du per CSV, statt sie abzutippen. Und für den Steuerberater erstellt Resaldo einen Periodenreport (PDF oder CSV) mit korrekter Aufschlüsselung nach § 25a UStG, statt einer Tabelle, die er erst entschlüsseln muss.

Klar abgegrenzt: Resaldo ist keine Steuerberatung und ersetzt keine Finanzbuchhaltung. Resaldo ist ein Vorsystem: Es bereitet deine Zahlen auf, die Umsatzsteuer-Voranmeldung gibst du selbst oder über deinen Steuerberater ab.

Wann lohnt sich der Umstieg? Eine Einordnung

Eine feste Artikelzahl, ab der Excel "verboten" wäre, gibt es nicht. Entscheidend ist, wie viel Rechenlogik in deiner Tabelle steckt und wie oft sie sich ändert.

Der Umstieg ist dabei keine Steuerfrage, sondern eine Frage der Arbeitsorganisation. Die Pflichten bleiben dieselben, ob du sie in Excel oder in einem Tool erfüllst. Der Unterschied liegt im Aufwand und im Fehlerrisiko.

Liegt beides für dich noch im grünen Bereich, gibt es keinen Grund zur Eile. Kostet dich die Tabelle jede Woche Zeit und traust du deiner eigenen Steuer-Formel nicht mehr, ist der Zeitpunkt in der Regel gekommen.

FAQ

Reicht Excel für die Buchhaltung als Reseller?

Excel ist keine Buchhaltung, sondern eine Tabelle. Für die Übersicht über Einkäufe, Verkäufe und Gewinn reicht sie bei kleinem Volumen meist aus. Belege, die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Anforderungen an deine Aufzeichnungen bleiben trotzdem deine Aufgabe. Ob deine Aufzeichnungen im Detail genügen, hängt vom Einzelfall ab; kläre das mit deinem Steuerberater.

Welche Spalten braucht eine Reselling-Tabelle in Excel?

Mindestens: Artikel, Einkaufspreis, Einkaufsdatum, Quelle des Einkaufs mit Beleg-Referenz, Verkaufspreis, Verkaufsdatum, Plattform, Plattformgebühren, Versandkosten, Steuerbehandlung und der berechnete Gewinn pro Artikel. Wer die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG mit Einzeldifferenz anwendet, braucht zusätzlich die Differenz pro Artikel und die daraus berechnete Umsatzsteuer.

Kann Excel die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG berechnen?

Grundsätzlich ja, mit eigenen Formeln: Umsatzsteuer = Differenz × 19/119. Verkaufst du unter Einkaufspreis, ist die Differenz negativ und die Steuer 0. Der Verlust darf bei der Einzeldifferenz nicht mit anderen Artikeln verrechnet werden.

Fehleranfällig wird es bei der Gesamtdifferenz: Sie folgt einer Jahreslogik und ist nur für Artikel mit Einkaufspreis bis 750 € zulässig. Dazu kommen Mischfälle mit regelbesteuerter Ware und Korrekturen durch Retouren. Die Verantwortung für die Zahlen in der Umsatzsteuer-Voranmeldung liegt vollständig bei dir.

Ab wie vielen Artikeln lohnt sich ein Reselling-Tool?

Eine feste Grenze gibt es nicht. Als Faustregel: Bis etwa 20 Artikel auf einer Plattform funktioniert eine gepflegte Tabelle meist gut. Ab etwa 50 Artikeln, bei mehreren Plattformen oder mit der Differenzbesteuerung nach § 25a UStG steigen Aufwand und Fehlerrisiko deutlich. Entscheidend ist weniger die Artikelzahl als die Rechenlogik, die in der Tabelle stecken muss.

Warum stimmt der Gewinn in meiner Excel-Tabelle oft nicht?

Meist fehlen Kostenpunkte: Plattformgebühren, Versand, Verpackung und, je nach Steuerbehandlung, die Umsatzsteuer. Wer nur Verkaufspreis minus Einkaufspreis rechnet, überschätzt den Gewinn in vielen Fällen deutlich. Auch Retouren und unverkaufte Ware verzerren das Bild, wenn sie in der Tabelle nicht auftauchen.

Ersetzt Resaldo meine Excel-Tabelle komplett?

Für die Erfassung der Artikel, die Berechnung von Differenz, Umsatzsteuer nach § 25a UStG und Gewinn pro Artikel: ja. Resaldo ist aber keine Finanzbuchhaltung und keine Steuerberatung, sondern ein Vorsystem. Es bereitet deine Zahlen auf; die Umsatzsteuer-Voranmeldung gibst du selbst oder über deinen Steuerberater ab.

Weiterführende Themen

• Was ist die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG?
• Billbee Alternative für Reseller: lohnt sich der Wechsel?
• Lexoffice und sevdesk für Reseller: reicht das für § 25a UStG?