Was ist die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG?

Inhaltsverzeichnis

• Was bedeutet Differenzbesteuerung?
• Für wen gilt die Differenzbesteuerung?
• Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
• Wie wird die Umsatzsteuer berechnet?
• Einzeldifferenz und Gesamtdifferenz im Überblick
• Was musst du bei der Rechnung beachten?
• UStVA und Aufzeichnungen
• Differenzbesteuerung automatisch berechnen mit Resaldo
• FAQ

Was bedeutet Differenzbesteuerung?

Differenzbesteuerung heißt: Du zahlst Umsatzsteuer nicht auf den ganzen Verkaufspreis, sondern nur auf die Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis (§ 25a UStG). Die Regelung betrifft vor allem den Handel mit Gebrauchtware.

Der Hintergrund ist praktisch. Wenn du als Händler Ware von einer Privatperson kaufst, bekommst du keine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Ausgewiesene Umsatzsteuer bedeutet: Der Steuerbetrag steht als eigene Position in der Rechnung. Ohne diesen Ausweis hast du keinen Vorsteuerabzug. Vorsteuerabzug heißt: Ein Unternehmer holt sich die beim Einkauf gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurück. Die Differenzbesteuerung setzt genau hier an. Besteuert wird nur die Differenz, also dein Aufschlag.

Wichtig für die Begriffe: Die Differenz nach § 25a UStG ist Verkaufspreis minus Einkaufspreis. Sie ist nicht dein Gewinn. Gebühren, Versand und andere Kosten spielen bei der Differenz keine Rolle. Mehr dazu im Abschnitt zur Berechnung.

Für wen gilt die Differenzbesteuerung?

Die Differenzbesteuerung gilt für Wiederverkäufer. Wiederverkäufer ist, wer gewerbsmäßig mit beweglichen Gegenständen handelt (§ 25a Abs. 1 UStG). Ein Reseller, der gebrauchte Elektronik auf eBay verkauft, ist ein typischer Wiederverkäufer. Genauso ein Händler, der Retouren-Paletten kauft und die Artikel einzeln weiterverkauft.

Die Regelung gilt automatisch, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Einen Antrag brauchst du nicht. Du kannst aber bei jeder einzelnen Lieferung auf die Differenzbesteuerung verzichten (§ 25a Abs. 8 UStG). Das lohnt sich zum Beispiel, wenn ein Geschäftskunde eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer braucht. Ausnahme: Solange du die Gesamtdifferenz anwendest, ist der Verzicht für einzelne Lieferungen nicht möglich.

Nicht relevant ist die Differenzbesteuerung für private Verkäufer. Wer nur gelegentlich eigene Gegenstände verkauft, handelt nicht gewerbsmäßig und ist damit kein Wiederverkäufer im Sinne von § 25a UStG.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Die Differenzbesteuerung greift, wenn diese Bedingungen zusammen erfüllt sind:

1. Du bist Wiederverkäufer. Du handelst gewerbsmäßig mit beweglichen Gegenständen (§ 25a Abs. 1 UStG).
2. Der Einkauf erfolgte im Gemeinschaftsgebiet. Die Ware wurde in der EU an dich geliefert (§ 25a Abs. 1 Nr. 2 UStG). Gebrauchtware, die du selbst aus einem Drittland einführst, fällt nicht unter die Regelung.
3. Beim Einkauf wurde keine Umsatzsteuer geschuldet, oder der Verkäufer hat selbst die Differenzbesteuerung angewendet (§ 25a Abs. 1 Nr. 2 UStG). Der praktische Prüfpunkt: In der Einkaufsrechnung ist keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
4. Du hast die Ware entgeltlich erworben, also gekauft. Geerbte, geschenkte oder aus dem Privatvermögen eingelegte Gegenstände erfüllen die Voraussetzung nicht (UStAE Abschnitt 25a.1 Abs. 4).
5. Es handelt sich nicht um Edelsteine oder Edelmetalle (§ 25a Abs. 1 Nr. 3 UStG). Gemeint ist das Rohmaterial, etwa Goldbarren oder einzelne Edelsteine. Gegenstände aus Edelmetallen, zum Beispiel Schmuck oder Silberbesteck, bleiben dagegen grundsätzlich in der Differenzbesteuerung (UStAE Abschnitt 25a.1 Abs. 1).

Bei Punkt 3 hilft eine Übersicht. Von diesen Verkäufern kannst du mit Differenzbesteuerung einkaufen:

Quelle: UStAE Abschnitt 25a.1 Abs. 5. Beim Kauf von einem anderen Händler mit Differenzbesteuerung gilt: Er muss die Regelung zu Recht angewendet haben.

Wie wird die Umsatzsteuer berechnet?

Die Umsatzsteuer wird aus der Differenz herausgerechnet, nicht auf sie aufgeschlagen. Bemessungsgrundlage ist der Betrag, um den der Verkaufspreis den Einkaufspreis übersteigt. Die darin enthaltene Umsatzsteuer gehört nicht zur Bemessungsgrundlage (§ 25a Abs. 3 UStG). Das ergibt diese Formel:

Differenz = Verkaufspreis - Einkaufspreis
Umsatzsteuer = Differenz × 19/119
Bemessungsgrundlage = Differenz - Umsatzsteuer

Die Differenz ist also ein Bruttobetrag. Die 19 % Umsatzsteuer stecken schon drin und werden herausgerechnet.

"Die in dem Unterschiedsbetrag enthaltene Umsatzsteuer ist herauszurechnen."

Zwei typische Fehler tauchen bei dieser Rechnung auf. Erster Fehler: 19 % auf die Differenz aufschlagen. Im Beispiel wären das 38,00 € statt 31,93 €, also zu viel. Zweiter Fehler: die Umsatzsteuer aus dem vollen Verkaufspreis rechnen, obwohl die Differenzbesteuerung gilt. Beides führt zu einer falschen Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Der Steuersatz ist immer der Regelsteuersatz von 19 %. Das gilt auch für Waren, die sonst dem ermäßigten Steuersatz unterliegen, zum Beispiel Bücher (UStAE Abschnitt 25a.1 Abs. 15).

Was passiert bei einem Verkauf mit Verlust?

Verkaufst du einen Artikel unter Einkaufspreis, ist die Bemessungsgrundlage 0 €. Es fällt keine Umsatzsteuer an, aber du bekommst auch nichts erstattet. Beispiel: Ein Bohrhammer, gekauft für 50 €, verkauft für 40 €. Die Differenz ist minus 10 €, die Bemessungsgrundlage 0 €, die Umsatzsteuer 0 €.

Zwei Einschränkungen sind wichtig. Der Verlust eines Artikels darf nicht mit dem Gewinn eines anderen Artikels verrechnet werden. Jeder Artikel wird bei der Einzeldifferenz für sich betrachtet. Und der negative Betrag darf auch nicht in spätere Zeiträume übertragen werden (UStAE Abschnitt 25a.1 Abs. 11). Anders ist es bei der Gesamtdifferenz, dazu gleich mehr.

Welche Kosten verändern die Differenz?

Fast keine. Die Differenz ist eine geschlossene Formel aus zwei Werten: Verkaufspreis minus Einkaufspreis (§ 25a Abs. 3 UStG). Plattformgebühren, Anzeigengebühren, Verpackung und deine Versandkosten an den Paketdienst ändern daran nichts. Auch Reparaturkosten nach dem Einkauf mindern die Bemessungsgrundlage nicht (UStAE Abschnitt 25a.1 Abs. 8). Alle diese Kosten sind Betriebsausgaben. Sie senken deinen Gewinn, aber nicht die Umsatzsteuer nach § 25a UStG.

Zwei Punkte musst du dafür beim Verkaufspreis beachten:

• Versandkosten, die der Käufer zahlt, gehören zum Verkaufspreis. Der Versand ist in der Regel eine Nebenleistung zur Lieferung und teilt deren steuerliche Behandlung (UStAE Abschnitt 3.10 Abs. 5).
• Die einbehaltene Plattformgebühr mindert den Verkaufspreis nicht. Zahlt der Käufer 120 € und überweist eBay dir nach Abzug der Gebühr weniger, bleibt der Verkaufspreis trotzdem 120 €. Maßgeblich ist, was der Käufer zahlt, nicht deine Auszahlung.

Einzeldifferenz und Gesamtdifferenz im Überblick

§ 25a UStG kennt zwei Methoden, die Differenz zu ermitteln.

Einzeldifferenz ist der Standard: Du berechnest die Differenz für jeden Artikel einzeln, wie im Rechenbeispiel oben. Ein Verlust senkt dabei die Steuer anderer Artikel nicht.

Gesamtdifferenz ist ein Wahlrecht für Artikel mit einem Einkaufspreis bis 750 € (§ 25a Abs. 4 UStG, Grenze seit 01.01.2025, vorher 500 €). Statt pro Artikel rechnest du pro Besteuerungszeitraum, also pro Kalenderjahr: Summe aller Verkaufspreise minus Summe aller Einkaufspreise. Aus dieser Gesamtdifferenz wird die Umsatzsteuer mit 19/119 herausgerechnet. Der Vorteil: Innerhalb des Jahres gleichen Verluste einzelner Artikel die Gewinne anderer aus.

Die wichtigsten Regeln der Gesamtdifferenz:

Interessant ist die Gesamtdifferenz vor allem, wenn du viele günstige Artikel verkaufst oder den Einkaufspreis pro Artikel gar nicht kennst, etwa bei Retouren-Paletten und Konvoluten. Wie die Buchhaltung bei Paletten Schritt für Schritt funktioniert, liest du im Ratgeber zu Retouren-Paletten. Welche Methode sich wann rechnet, vergleicht ein eigener Ratgeber mit Zahlenbeispielen.

Was musst du bei der Rechnung beachten?

Eine Rechnung mit Differenzbesteuerung unterscheidet sich in zwei Punkten von einer normalen Rechnung:

1. Du darfst die Umsatzsteuer nicht ausweisen (§ 14a Abs. 6 UStG). Der Käufer sieht nur den Endpreis, im Beispiel oben 700 €. Die enthaltenen 31,93 € tauchen in der Rechnung nirgends auf.
2. Die Rechnung braucht den Vermerk "Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung" (§ 14a Abs. 6 UStG).

Für Geschäftskunden bedeutet das: Aus einer Rechnung mit Differenzbesteuerung gibt es keinen Vorsteuerabzug. Das ist kein Fehler, sondern gehört zur Regelung. Braucht ein Geschäftskunde den Vorsteuerabzug, kannst du für diese Lieferung auf die Differenzbesteuerung verzichten und normal mit ausgewiesener Umsatzsteuer abrechnen.

Bei einem Bruttobetrag bis 250 € reicht eine Kleinbetragsrechnung mit vereinfachten Angaben (§ 33 UStDV). Der Vermerk zur Sonderregelung ist trotzdem Pflicht.

UStVA und Aufzeichnungen

In die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) trägst du die Bemessungsgrundlage ein, also den Nettobetrag nach dem Herausrechnen der Umsatzsteuer. Im iPhone-Beispiel sind das 168,07 €, nicht 200 € und nicht 700 €.

Die Steuer entsteht mit der Lieferung, also beim Verkauf. Der Einkauf allein löst keine Umsatzsteuer aus. Ein Artikel im Lager erscheint in keiner Voranmeldung. Bei der Einzeldifferenz wird der Einkaufspreis erst im Jahr des tatsächlichen Verkaufs berücksichtigt (UStAE Abschnitt 25a.1 Abs. 11).

Voranmeldungszeitraum ist in der Regel das Quartal. Lag deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 €, gibst du die Voranmeldung monatlich ab (§ 18 Abs. 2 UStG).

Zusätzlich gelten besondere Aufzeichnungspflichten (§ 25a Abs. 6 UStG). Für jeden Artikel müssen aus deinen Aufzeichnungen hervorgehen:

• der Verkaufspreis,
• der Einkaufspreis,
• die Bemessungsgrundlage.

Eine separate Liste ist nicht vorgeschrieben. Die Angaben müssen sich aus deiner Buchführung ergeben. Wendest du neben der Differenzbesteuerung auch die Regelbesteuerung an, führst du die Aufzeichnungen getrennt (§ 25a Abs. 6 UStG).

Differenzbesteuerung automatisch berechnen mit Resaldo

Resaldo ist ein Cockpit für gewerbliche Reseller von Gebrauchtware. Es berechnet die Differenzbesteuerung automatisch, für jeden Artikel: Du erfasst Einkaufspreis und Verkaufspreis, Resaldo rechnet Differenz, Umsatzsteuer und Bemessungsgrundlage nach § 25a UStG.

Beide Methoden sind abgedeckt. Du wählst Einzeldifferenz oder Gesamtdifferenz in deinem Profil. Bei der Gesamtdifferenz sortiert Resaldo Artikel mit einem Einkaufspreis über 750 € automatisch in die Einzeldifferenz. Nach unserer Kenntnis berechnet bislang kein anderes Cloud-Tool die Gesamtdifferenz automatisch.

Neben der Steuer siehst du deinen tatsächlichen Gewinn pro Artikel, mit Plattformgebühren und Versandkosten. Die Zahlen für Differenz und Gewinn bleiben dabei sauber getrennt. Für den Steuerberater erstellt Resaldo einen Periodenreport mit korrekter Aufschlüsselung nach § 25a UStG.

Klar abgegrenzt: Resaldo ist keine Steuerberatung und ersetzt keine Finanzbuchhaltung. Resaldo bereitet deine Zahlen auf. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung gibst du selbst oder über deinen Steuerberater ab.

FAQ

Ist die Differenzbesteuerung Pflicht oder freiwillig?

Sie gilt automatisch, wenn du Wiederverkäufer bist und die Voraussetzungen erfüllt sind. Einen Antrag brauchst du nicht. Du kannst aber bei jeder einzelnen Lieferung auf die Regelung verzichten und normal mit ausgewiesener Umsatzsteuer abrechnen (§ 25a Abs. 8 UStG). Solange du die Gesamtdifferenz anwendest, ist dieser Verzicht nicht möglich.

Darf ich auf der Rechnung Umsatzsteuer ausweisen?

Nein. Bei der Differenzbesteuerung ist der offene Ausweis der Umsatzsteuer verboten (§ 14a Abs. 6 UStG). Die Rechnung zeigt nur den Endpreis und den Vermerk "Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung". Weist du die Steuer trotzdem aus, schuldest du sie zusätzlich nach § 14c UStG.

Was passiert, wenn ich einen Artikel mit Verlust verkaufe?

Die Bemessungsgrundlage ist dann 0 €, es fällt keine Umsatzsteuer an. Der Verlust darf bei der Einzeldifferenz nicht mit Gewinnen anderer Artikel verrechnet und nicht in spätere Zeiträume übertragen werden (UStAE Abschnitt 25a.1 Abs. 11). Nur innerhalb der Gesamtdifferenz gleichen sich Gewinne und Verluste eines Jahres aus.

Gilt bei der Differenzbesteuerung der ermäßigte Steuersatz von 7 %?

Nein. Die Umsatzsteuer wird immer mit dem Regelsteuersatz von 19 % aus der Differenz herausgerechnet. Das gilt auch für Waren, die sonst ermäßigt besteuert würden, etwa Bücher (UStAE Abschnitt 25a.1 Abs. 15).

Kann ich Ware von Kleinunternehmern mit Differenzbesteuerung weiterverkaufen?

Ja. Beim Kauf von einem Kleinunternehmer (§ 19 UStG) wird keine Umsatzsteuer geschuldet, die Rechnung enthält keine ausgewiesene Umsatzsteuer. Damit ist die zentrale Voraussetzung des § 25a UStG erfüllt. Das Gleiche gilt beim Kauf von Privatpersonen.

Gilt die Differenzbesteuerung auch für Gold und Schmuck?

Für Rohmaterial nicht: Edelsteine und Edelmetalle wie Goldbarren sind von der Regelung ausgeschlossen (§ 25a Abs. 1 Nr. 3 UStG). Gegenstände aus Edelmetallen, etwa Schmuck, Uhren oder Silberbesteck, bleiben dagegen grundsätzlich in der Differenzbesteuerung. Wird ein Gegenstand nur noch wegen seines Metallwerts gehandelt, greift die Regelung nicht mehr (UStAE Abschnitt 25a.1 Abs. 1). Die Abgrenzung im Einzelfall klärst du mit deinem Steuerberater.

Was mache ich, wenn ich bei einer Retouren-Palette keinen Einkaufspreis pro Artikel habe?

Bis zu einem Gesamteinkaufspreis von 750 € kannst du auf eine Aufteilung verzichten und die Palette komplett über die Gesamtdifferenz abrechnen. Liegt der Gesamteinkaufspreis darüber, schätzt du die Einkaufspreise der einzelnen Artikel sachgerecht (UStAE Abschnitt 25a.1 Abs. 12). Den kompletten Ablauf von der Palette bis zur Umsatzsteuer zeigt der Ratgeber zu Retouren-Paletten.