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Wie erstelle ich einen Eigenbeleg beim Privatkauf?

Stand: 26.07.2026 · Evgenij Vyslanko, Gründer von Resaldo

Inhaltsverzeichnis

Schritt 1: Prüfe, ob du einen Eigenbeleg brauchst

Du brauchst einen Eigenbeleg immer dann, wenn du Ware für dein Gewerbe einkaufst und keine Rechnung bekommst. Der Standardfall ist der Privatkauf. Typische Situationen:

  1. Flohmarkt: Du zahlst bar, der Verkäufer bleibt anonym.
  2. Kleinanzeigen: Abholung mit Barzahlung, eine Quittung gibt es nicht.
  3. Haushaltsauflösung oder Haustürgeschäft: Privatverkauf ohne Papierkram.
  4. Retouren-Palette von einer Privatperson: ein Gesamtpreis, keine Rechnung.

Kaufst du dagegen bei einem Händler, bekommst du eine Rechnung: Dann brauchst du keinen Eigenbeleg. Geht eine Händlerrechnung verloren, fordere eine Zweitschrift an, statt einen Eigenbeleg zu erstellen.

Der wichtigste Grund für die Belegpflicht steckt für Reseller in der Differenzbesteuerung. Differenzbesteuerung heißt: Du zahlst Umsatzsteuer nicht auf den ganzen Verkaufspreis, sondern nur auf die Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis (§ 25a UStG). Für diese Rechnung brauchst du den Einkaufspreis, und der muss aus deinen Aufzeichnungen hervorgehen (§ 25a Abs. 6 UStG). Beim Privatkauf ist der Eigenbeleg meist dein einziger Nachweis.

Der Privatkauf ist zugleich der Fall, in dem § 25a UStG in der Regel greift. Der Verkäufer weist keine Umsatzsteuer aus (UStAE Abschnitt 25a.1 Abs. 5). Alle Voraussetzungen im Detail erklärt der Ratgeber zur Differenzbesteuerung.

Schritt 2: Trage die Angaben zusammen

Ein gesetzlich vorgeschriebenes Formular für den Eigenbeleg gibt es nicht. In der Praxis haben sich diese Angaben bewährt:

  1. Datum und Ort des Kaufs.
  2. Verkäufer: Name und Anschrift, soweit bekannt.
  3. Genaue Bezeichnung der Ware: Marke, Modell, Zustand. Bei mehreren Artikeln eine Auflistung oder die Bezeichnung als Konvolut.
  4. Kaufpreis: der tatsächlich gezahlte Betrag.
  5. Grund für den Eigenbeleg: zum Beispiel "Privatkauf ohne Rechnung".
  6. Datum der Erstellung und deine Unterschrift.

Je vollständiger die Angaben, desto besser ist der Einkauf später nachvollziehbar. Auf dem Flohmarkt bleibt der Verkäufer oft anonym. Dokumentiere dann, was du weißt: Ort, Datum, Ware und Preis reichen als Grundgerüst.

Schritt 3: Erstelle den Eigenbeleg zeitnah

Erstelle den Beleg so nah am Kauf wie möglich, am besten noch am selben Tag. Ein Beleg, der Monate später aus dem Gedächtnis entsteht, ist als Nachweis deutlich schwächer. Die Form ist frei: Papier, PDF oder ein Eintrag in deiner Software, solange der Beleg dauerhaft lesbar bleibt.

So kann ein ausgefüllter Eigenbeleg aussehen:

Eigenbeleg

Käufer:          Max Mustermann, Musterstraße 1, 40210 Düsseldorf
Verkäufer:       privat, Name unbekannt (Flohmarkt Aachener Platz, Düsseldorf)
Datum des Kaufs: 04.07.2026
Ware:            Konvolut Lego-Sets, gebraucht, 3 Kartons
Kaufpreis:       40,00 € (bar gezahlt)
Grund:           Privatkauf ohne Rechnung, Verkäufer stellt keine Quittung aus

Erstellt am 04.07.2026
Unterschrift: Max Mustermann

Diese Vorlage kannst du für deine eigenen Belege übernehmen.

Bekommst du vom Verkäufer eine Unterschrift, etwa bei einer Kleinanzeigen-Abholung, ist das noch besser. Eine vom Verkäufer unterschriebene Quittung ist ein stärkerer Nachweis als ein reiner Eigenbeleg. Pflicht ist die Unterschrift des Verkäufers für den Eigenbeleg aber nicht.

Schritt 4: Lege den Beleg ab und erfasse den Einkaufspreis

Bewahre den Eigenbeleg geordnet auf, wie jede andere Einkaufsrechnung. Wichtig ist die Verbindung zum Artikel. Aus deinen Aufzeichnungen müssen für jeden Artikel der Verkaufspreis, der Einkaufspreis und die Bemessungsgrundlage hervorgehen (§ 25a Abs. 6 UStG). Die Bemessungsgrundlage ist der Nettobetrag, der nach dem Herausrechnen der Umsatzsteuer von der Differenz übrig bleibt.

Eine separate Liste ist nicht vorgeschrieben: Die Angaben müssen sich aus deiner Buchführung ergeben (UStAE Abschnitt 25a.1 Abs. 17). Der Eigenbeleg liefert dafür den Einkaufspreis. Trage ihn deshalb direkt nach dem Kauf in deine Artikelverwaltung ein, mit Verweis auf den Beleg.

Was passiert ohne Eigenbeleg?

Ohne Beleg fehlt der Nachweis des Einkaufspreises, und das kostet im Zweifel bares Geld. Ein Verstoß gegen die Aufzeichnungspflichten führt zwar nicht automatisch zum Verlust der Differenzbesteuerung (UStAE Abschnitt 25a.1 Abs. 17 Satz 5). Kannst du den Einkaufspreis nicht belegen, schätzt das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen (§ 162 AO). Die Schätzung fällt im Zweifel zu deinen Lasten aus. Die Differenz und damit die Umsatzsteuer fallen dann höher aus.

Sonderfall: Palette oder Konvolut vom Privatkauf

Kaufst du eine Retouren-Palette oder ein Konvolut von einer Privatperson, gehört der Gesamteinkaufspreis auf den Eigenbeleg, nicht ein erfundener Preis pro Artikel. Bis 750 € Gesamteinkaufspreis musst du die Palette nicht auf einzelne Artikel aufteilen (UStAE Abschnitt 25a.1 Abs. 12). Die Palette geht dann komplett mit ihrem Gesamtpreis in die Gesamtdifferenz. Liegt der Gesamtpreis über 750 €, verteilst du ihn durch eine sachgerechte Schätzung. Die Grundlage deiner Schätzung dokumentierst du als Anlage zum Eigenbeleg.

Den kompletten Ablauf von der Palette bis zur Umsatzsteuer zeigt der Ratgeber zur Buchhaltung von Retouren-Paletten.

Typische Fehler beim Eigenbeleg

Diese Fehler tauchen in der Praxis immer wieder auf:

  1. Beleg erst Monate später erstellt. Ein zeitnaher Beleg ist glaubwürdig, ein nachträglich rekonstruierter kaum. Erstelle den Beleg am Kauftag.
  2. Nur der Preis notiert, keine Warenbezeichnung. Ohne Bezeichnung lässt sich der Beleg keinem Artikel zuordnen. "Diverses, 50 €" hilft dir bei einer Prüfung nicht weiter.
  3. Ein Sammelbeleg für viele Einkäufe. "Flohmarkt Juli, 300 €" macht die einzelnen Käufe nicht nachvollziehbar. Erstelle pro Kauf einen Beleg.
  4. Eigenbeleg statt Zweitschrift beim Händlerkauf. Hat ein Händler dir eine Rechnung ausgestellt und du hast sie verloren, fordere eine Kopie an. Der Eigenbeleg ist für den Kauf ohne Rechnung gedacht, nicht als Ersatz für verlorene Händlerrechnungen.
  5. Geerbte oder geschenkte Ware per Eigenbeleg "eingekauft". Die Differenzbesteuerung setzt einen entgeltlichen Erwerb voraus (UStAE Abschnitt 25a.1 Abs. 4). Ein Beleg ändert nichts daran, dass unentgeltlich erworbene Ware nicht unter § 25a UStG fällt.
  6. Beleg ohne Verbindung zum Artikel. Ein Ordner voller Eigenbelege nützt wenig, wenn niemand mehr weiß, welcher Beleg zu welchem Artikel gehört. Verknüpfe Beleg und Artikel in deiner Verwaltung.

Eigenbeleg in Resaldo

Resaldo ist ein Cockpit für gewerbliche Reseller von Gebrauchtware. Erfasst du einen Artikel mit der Quelle Privatkauf, erstellt Resaldo den Eigenbeleg automatisch. Du kannst ihn herunterladen oder drucken, und er bleibt mit dem Artikel verknüpft.

Der dokumentierte Einkaufspreis fließt direkt in die Berechnung. Resaldo ermittelt für jeden verkauften Artikel Differenz, Umsatzsteuer und Bemessungsgrundlage nach § 25a UStG. Daneben ermittelt Resaldo deinen tatsächlichen Gewinn mit Plattformgebühren und Versandkosten. Für den Steuerberater erstellt Resaldo einen Periodenreport mit korrekter Aufschlüsselung nach § 25a UStG.

Klar abgegrenzt: Resaldo ist keine Steuerberatung und ersetzt keine Finanzbuchhaltung. Resaldo bereitet deine Zahlen und Belege auf; die Umsatzsteuer-Voranmeldung gibst du selbst oder über deinen Steuerberater ab.

FAQ

Erkennt das Finanzamt einen Eigenbeleg an?

In der Regel ja, als Ersatznachweis für eine fehlende Rechnung. Seine Beweiskraft ist geringer als die eines Fremdbelegs, deshalb kommt es auf Plausibilität an. Das heißt: zeitnah erstellt, vollständige Angaben, realistischer Preis und eine klare Verbindung zum Artikel. Ob ein Beleg im Einzelfall ausreicht, hängt von den Umständen ab; kläre Zweifelsfälle mit deinem Steuerberater.

Brauche ich die Unterschrift des Verkäufers auf dem Eigenbeleg?

Nein. Der Eigenbeleg ist per Definition ein Beleg, den du selbst ausstellst und unterschreibst. Eine Quittung mit der Unterschrift des Verkäufers ist ein stärkerer Nachweis und lohnt sich, wenn du sie bekommen kannst, etwa bei einer Kleinanzeigen-Abholung. Beim anonymen Kauf auf dem Flohmarkt bleibt der Eigenbeleg die praktikable Lösung.

Wie viele Eigenbelege akzeptiert das Finanzamt?

Einen festen Grenzwert gibt es nach unserer Kenntnis nicht. Bei gewerblichen Resellern von Gebrauchtware ist der Privatkauf der Regelfall, viele Eigenbelege sind in diesem Geschäft daher normal. Entscheidend ist die Qualität jedes einzelnen Belegs: zeitnah, vollständig und plausibel.

Was gilt bei einer Palette ohne Einzelpreise?

Auf den Eigenbeleg gehört der Gesamteinkaufspreis der Palette. Bis 750 € Gesamteinkaufspreis ist keine Aufteilung auf einzelne Artikel nötig: Die Palette geht komplett in die Gesamtdifferenz. Liegt der Preis darüber, verteilst du ihn durch eine sachgerechte Schätzung (UStAE Abschnitt 25a.1 Abs. 12). Die Grundlage dokumentierst du als Anlage zum Beleg.

Kann ich für geerbte oder geschenkte Ware einen Eigenbeleg erstellen?

Für die Differenzbesteuerung hilft das nicht. § 25a UStG setzt voraus, dass du die Ware entgeltlich erworben hast; geerbte, geschenkte oder aus dem Privatvermögen eingelegte Ware fällt nicht unter die Regelung (UStAE Abschnitt 25a.1 Abs. 4). Der Verkauf läuft dann über die Regelbesteuerung. Wie du solche Fälle sauber trennst, klärst du mit deinem Steuerberater.

Wie lange muss ich Eigenbelege aufbewahren?

Eigenbelege gehören zu deinen Buchungsbelegen und unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Für Buchungsbelege gilt seit dem 01.01.2025 in der Regel eine Frist von acht Jahren (§ 147 Abs. 3 AO); vorher waren es zehn Jahre. Bewahre die Belege so auf, dass sie über die gesamte Frist lesbar bleiben.

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